CÓMO HACER QUE LAS COSAS SUCEDAN
Publicado en
diciembre 04, 2011

Tener proyectos es una de las mejores formas de sentirse vivo, es el medio ideal para canalizar la energía y -al mismo tiempo- brinda la posibilidad de trabajar en grupo y coordinar esfuerzos en pos de una meta común. Pero para que cada proyecto sea un éxito hacen falta varias cosas: organización, planificación y mucha constancia. Una vez definido el plan de trabajo sólo resta poner manos a la obra.
Según James P. Lewis (un gurú de los proyectos) un proyecto es "un trabajo único que tiene definida la fecha de inicio y término; un objetivo claramente señalado o el alcance que tendrá el trabajo a desarrollarse; un presupuesto determinado con anterioridad y, por lo general, una organización temporal que se desmantelará una vez que el proyecto haya sido concluido". Es decir, un proyecto no es simplemente una meta a alcanzar sino que constituye un verdadero proceso conformado por etapas que no pueden saltearse y pasos que no se pueden ignorar.
Las cinco fases que componen el proceso de administración de proyectos son:● Fase de puesta en marcha y contrato.● Fase de planificación del proyecto.● Fase de realización.● Fase de control e informe del progreso.● Fase de revisación.PRESUPUESTOS: LA IMPORTANCIA DE DEFINIRLOS CLARAMENTE
Si la misión que vamos a emprender se enmarca dentro de una empresa u organización formal, hará falta confeccionar un presupuesto detallado para que los gastos no nos sorprendan. ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de hacer un presupuesto?
1. Mano de obra (salarios, prestaciones e impuestos).2. Materiales necesarios.3. Equipo (máquinas, herramientas, telecomunicaciones, etc.).4. Instalaciones.5. Gastos (viajes, alojamientos, seguro médico).
LO PRINCIPAL: SELECCIONAR EL PROYECTO
El paso previo a la implementación de un proyecto es la captación de ideas. Para esto, hace falta tener en cuenta que los proyectos se originan de tres formas:
► A partir de la iniciativa personal.► A partir de un problema nuevo o de alguno que es recurrente y requiere solución inmediata.► Cuando se necesita un mejoramiento en el desempeño en algún área determi-nada de la vida cotidiana.Estos presupuestos valen tanto para los proyectos personales como para aquellos que se encaran de manera grupal. Si el emprendimiento es personal, entonces no habrá necesidad de debatir iniciativas, pero si la empresa es colectiva, entonces habrá que determinar otras cuestiones:■ Formular un resumen del proyecto.■ Definir al líder del equipo y a quienes lo ayudarán de manera directa. El líder debe ser elegido antes de poner en marcha la realización del proyecto.■ Identificar los vínculos de las funciones cruzadas, esto es, ponerse en contacto con otras áreas que tengan interés en el proyecto y puedan sumar aportes.■ Seleccionar a los miembros del equipo.■ Organizar la capacitación.■ Llevar a cabo una evaluación preliminar: evaluar si el proyecto es viable, establecer plazos de tiempo y delinear la mejor estrategia para alcanzar las metas.MISIONES CLARAS Y OBJETIVOS FIRMES
El propósito de cualquier proyecto se describe por:
● Su misión o meta primordial.● Los objetivo primarios o principales.● Los objetivos facilitadores, es decir, los medios a través de los cuales se lograrán los objetivos primarios.Así, definir la misión es vital en la evolución de un proyecto. Por un lado, porque ofrece las bases para definir objetivos cuantificados específicos, y también porque determina los límites del proyecto.Una vez que el objetivo se ha definido claramente y se han estudiado los recursos disponibles es tiempo de clarificar las funciones y roles de cada integrante del equipo de trabajo.Incluir a la gente correcta es una de las claves para el éxito de un proyecto. Sin el conocimiento relevante, las habilidades y la experiencia, además del entusiasmo y la voluntad de trabajo, será extremadamente difícil generar resultados de calidad.La relación más fundamental es la que se da entre el comisionado y el líder del proyecto. El comisionado es quien está a cargo de autorizar el proyecto. Además, debe definir el resumen preliminar y aprobar las ideas del equipo.Otro rol que deberá ser tenido en cuenta dentro del equipo de trabajo es el del patrocinador. Su función es vincular al equipo de trabajo con la alta adminis-tración y la actividad general de la compañía. También debe garantizar los re-cursos económicos necesarios para la realización del proyecto.Por último aparece la figura del líder. Su rol es vital dentro de cualquier organización, y de él depende la coordinación de su grupo y la cohesión de las actividades de su gente.El papel del líder de equipo es:■ Administrar al equipo del proyecto y coordinar sus actividades.■ Aclarar y modificar la misión y los objetivos.■ Conseguir socios adecuados.■ Negociar, conseguir y reunir los recursos para el proyecto.■ Atacar las barreras funcionales y resolver conflictos internos entre miembros del equipo.■ Crear, dentro del equipo, compromiso y sentido de pertenencia a la misión y los objetivos.■ Asignar responsabilidades a su gente y asistirla en todo cuanto sea necesario a Llevar un control riguroso de la marcha del proyecto y verificar que se vayan cumpliendo los objetivos parciales.
GENERAR UN PROGRAMA
Siempre que se piense en un proyecto hay que elaborar un programa adecuado. Allí se incluirán las actividades clave, se calculará el tiempo que va a durar cada tarea, qué responsabilidades tendrá cada participante del proyecto y cuáles serán los recursos requeridos.
El principal propósito de un programa es tener una imagen clara de:► La secuencia de las tareas.► Cuándo se deben realizar las tareas.► La interdependencia entre actividades.► El total de tiempo transcurrido, tomando en cuenta la disponibilidad de los recursos.UN BUEN OBJETIVO DEBE SER…
✓ Específico✓ Cuantificable✓ Acordado entre todas las partes que integran el proyecto✓ Alcanzable✓ Realista✓ Limitado en el tiempo✓ Verificable✓ Entendible✓ Único
UN EJEMPLO PRÁCTICO
Supongamos que usted ha decidido pintar su casa. Antes de poner manos a la obra será necesario elaborar un plan detallado que consigne las acciones a seguir, para que la tarea sea ordenada y el proyecto se lleve a cabo tal como lo habíamos soñado.
1. Investigar● Estimar La cantidad y costo de los materiales (pintura, brochas, yeso, etc.).● Procurarse los elementos necesarios para el trabajo (escaleras, andamios, etc.).● Buscar cotizaciones de precios de pintores, albañiles y demás trabajadores que hagan falta. Procurar conseguir, al menos, tres presupuestos diferentes.● Si la idea es hacerlo usted mismo, estime los costos de los materiales y tenga en cuenta calcular el tiempo que hará falta.2. Escoger colores● Utilizar varias revistas de decoración para extraer ideas.● Pensar en el uso que se le dará a la habitación que vamos a pintar: si es un ambiente pequeño buscar colores claros, si el ambiente es más amplio se puede optar por tonos más subidos.3. Adquirir equipos y materiales● Organizar el alquiler o compra de materiales. Armar una lista detallada de todo lo que va a hacer falta.● Buscar varias alternativas para comparar precios.4. Preparar el plan● Hacer, por ejemplo, un desglose de la estructura de trabajo.● Determinar la fecha de inicio de la tarea.● Preparar un programa semanal o quincenal que incluya los objetivos parciales que deberán ser completados en ese lapso de tiempo.● Añadir siempre quince o veinte días más, por si la fecha programada no pudiera cumplirse. Pero pensar que los términos de tiempo se fijan para ser respetados: esa es la única forma de llevar adelante una tarea ordenada y sistemática.5. ¡Manos a la obra! Preparar la superficie● Reparar grietas, rellenar hoyos y lijar imperfecciones.● Aplicar sellador.6. Pintura● Colocar una base -fina y pareja- de pintura.● Dar la primera mano.● Dar la segunda y última mano.Fuente: Revista MEDICINAS ALTERNATIVAS, Argentina Abril 2002