SEIS ERRORES QUE CONVIENE EVITAR EN LA OFICINA
Publicado en
mayo 29, 2011
Por Donna Brown HogartyRoss colby, investigador de mercados de una empresa del Oeste Medio de Estados Unidos, envió a imprimir un documento desde su computadora. Después de varios meses de sondeos, cientos de encuestas y tediosos borradores, por fin había terminado su informe. Y justo a tiempo, pues pensaba salir de la ciudad el fin de semana y quería descansar y disfrutar de la satisfacción de haber hecho un buen trabajo. Revisó cuidadosamente el texto y luego entregó una copia a todos los ejecutivos que figuraban en su lista.
Al volver a su oficina, vio a su jefa junto a la puerta, con cara de pocos amigos. "Me di cuenta de que, sin querer, la había pasado por alto", explica Colby. "Como ella me había dado la lista, pensé que estaba siguiendo bien sus instrucciones. Sin embargo, le molestó muchísimo no haber visto el documento final antes que los demás".La jefa le pidió que recuperara las copias, pero era demasiado tarde. "Cuando llegué a la oficina del director general, él ya estaba leyendo el informe", agrega.No era la primera vez que tenían una fricción. Ella era una persona arrogante que solía tardar en revisar los informes que tanto esfuerzo costaba a Colby entregar puntualmente. Pero en esta ocasión él supo que había cometido un grave error. "Mi jefa se sintió puesta en evidencia", cuenta. "La falla que tuve hizo parecer que ella no tenía el debido control sobre su departamento"."Desde el punto de vista de la jefa, él usurpó su autoridad", señala Albert Bernstein, psicólogo y coautor de un libro de reciente publicación sobre obstáculos para el desarrollo profesional. Al poco tiempo, Colby dejó su empleo.Este caso ilustra una verdad fundamental acerca del trabajo: a veces, los errores pequeños y en apariencia inofensivos pueden dar al traste con una carrera. Por fortuna, hay manera de prevenirlos. Con base en entrevistas realizadas a más de 2000 ejecutivos, Ed Betof, vicepresidente mundial de recursos humanos de Becton Dickinson & Co., ha identificado los principales errores que cometen los empleados. He aquí seis de los más comunes:1. CARECER DE UN PLAN
Es inevitable tener fricciones en la oficina, pero cada vez que tenga usted una con alguien que pueda perjudicar su carrera, pregúntese: ¿Qué es exactamente lo que quiero conseguir con esto?
Ellen Tryon, ejecutiva de un hospital, se enteró de que un colega cuya carga de trabajo era mucho menor que la suya ganaba más que ella. Mantuvo la calma para no entrar furiosa en la oficina del jefe y ensayó con cuidado lo que pensaba decirle. "Fue una sabia jugada", señala Judith Briles, asesora en administración, quien aconseja trazar un plan antes de tener una confrontación de trabajo que pueda degenerar en riña, y apegarse a él.Cuando Ellen se reunió con su jefe y le describió sus obligaciones y las de su colega, él argumentó que la empresa era quien determinaba los salarios. Pero ella tenía preparada una respuesta: "Si usted está firmemente convencido de que nos deberían pagar en forma equitativa, lo puede lograr". El jefe dijo que lo pensaría. Un día después le informó que le darían un aumento.Al luchar por lo que sabía que era justo, pero de tal modo que el jefe se sintiera aliado suyo, Ellen obtuvo exactamente lo que quería.2. NO SABER LO QUE SE ESPERA DE UNO
Quienes desconocen las expectativas de los jefes corren el riesgo de cometer uno de los errores más comunes y a la vez más fáciles de evitar, dice Betof. Si el suyo no le explica con claridad las funciones de su puesto, pregunte hasta saber exactamente qué se espera de usted. No se limite a averiguar cuáles son sus tareas, aconseja Lee Colby, asesor en administración y orientador vocacional. Pregunte: "¿Cuáles son los objetivos de nuestro departamento? ¿Cómo encaja mi trabajo en el objetivo general de la compañía?"
Esta táctica ayudó a Lisa James, empleada administrativa de Raychem, una compañía de plásticos y productos electrónicos. Hace siete años, cuando la transfirieron a un departamento nuevo, se dio cuenta de que no sólo estaba trabajando para el gerente de control de calidad, sino para varios más.Como el puesto era difícil y estaba mal definido, Lisa trajinaba diez horas diarias en la oficina y además se llevaba trabajo a casa. Para aclarar lo que se esperaba de ella —y lo que, a su vez, ella deseaba conseguir con su esfuerzo— redactó, junto con su jefe directo, una lista de metas. Esta resultó tan bien pensada, que el jefe la adoptó como base para la evaluación anual de Lisa.Si su jefe no es claro en cuanto a los objetivos que debe usted cumplir, pruebe la técnica que recomienda Doug Lind, ejecutivo de Sigma Group of America, empresa de consultoría administrativa: lea la descripción de su puesto e identifique las dos o tres tareas principales. Luego describa éstas a su jefe y pregúntele si reflejan con exactitud lo que él considera importante.3. AISLARSE
"Así como la regla de oro de los bienes raíces es la ubicación, la de la oficina son las relaciones", señala Betof. Infortunadamente, muchos empleados se concentran tanto en su trabajo, que no establecen vínculos útiles con colegas de otros departamentos. Peor aún, cuando llegan a hacerlo muchas veces es en circunstancias poco cordiales.
Samantha Baker aprendió la lección hace unos años, cuando cambió de puesto en una empresa fabricante de computadoras en California. Al principio, como gerente de mercadotecnia, a menudo tenía que lidiar con el departamento de finanzas por los gastos de su personal. En el nuevo puesto, de administradora del programa de capacitación, comprendió que iba a necesitar el apoyo de ese departamento para que aprobaran sus solicitudes de fondos.Como dicho departamento tenía oficinas en otra ciudad, lo primero que ella hizo fue ir allí a tratar de ganarse a la gente. "Estaba decidida a entender cuáles eran sus metas y necesidades de capacitación", dice. Por fortuna, el director de finanzas se hizo su aliado, pues se percató de que Samantha y su equipo podrían ayudar mucho a su personal. La alianza que establecieron los llevó a crear un programa de capacitación tan exitoso, que más tarde fue adoptado por filiales de la empresa en Alemania y Japón."Hoy en día es muy arriesgado esperar que el trabajo de uno baste para recibir apoyo", dice Ruth Siress, socia de una compañía de servicios de capacitación. "Tener aliados que hablen bien de uno aumenta la probabilidad de que los altos directivos lo tomen en cuenta".4. TITUBEAR
Como nunca faltan problemas en la oficina, las personas que están dispuestas a tomar las decisiones difíciles destacan de manera natural. En cambio, quienes vacilan sobresalen justamente por lo contrario.
Si el titubeo es una falla de usted, pruebe la técnica llamada "encuadre" por J. Edward Russo, profesor de mercadotecnia y ciencias de la conducta en la Universidad Cornell, en Nueva York. Cuando uno va a tomar una foto, enfoca su objetivo y deja como fondo los elementos secundarios. De igual manera, si usted se concentra en las partes cruciales de una decisión, descubrirá que las menos relevantes tienden a perder peso y esto facilita la tarea.Tal fue el caso de Martin Eger, un ingeniero de Washington que tuvo que tomar una dolorosa decisión cuando estaba en el ejército.Un día, un buen amigo suyo que trabajaba con él en un delicado proyecto de construcción se ausentó sin permiso. El castigo por esa infracción debía ser severo, pero los subalternos de Eger esperaban que pasara por alto el asunto. Sin embargo, cuando él reflexionó sobre lo que debía hacer, decidió informar de la falta de su amigo. "Lo más importante para mí era conservar la integridad profesional", explica. Si Eger hubiese hecho la vista gorda, habría menoscabado su autoridad frente a su superior y sus subordinados.5. TENER ESTRECHEZ DE MIRAS
En una encuesta reciente realizada por un importante centro de liderazgo creativo, el 60 por ciento de los gerentes entrevistados señalaron que la "incapacidad para adaptarse y desarrollarse" es augurio de fracaso en la vida profesional.
Cuantas más habilidades aprovechables desarrolle usted, mayor valía tendrá a los ojos de su jefe actual o uno nuevo. "Así demostrará que es capaz de aprender con rapidez", dice Margaret Maat, consultora empresarial. En el ambiente de trabajo moderno, que es tan cambiante, ser reconocido por tener facilidad para aprender es la mejor garantía para conservar el empleo.John Smallcomb comprobó esto hace unos cinco años, cuando lo despidieron de una empresa de ingeniería de Boston. No tardó en hallar otro empleo. Aunque su puesto (supervisor de publicaciones) era muy especializado, tenía experiencia en otras áreas; por ejemplo, había sido maestro de escuela y esto le sirvió para ayudar a la compañía en sus programas de capacitación.Antes de buscar trabajo preparó varias copias de su currículo y en cada una resaltó distintas destrezas. A los cuatro meses consiguió un puesto de capacitador en la División de Asistencia Médica de Massachusetts, con un salario similar al anterior. En junio de 1996, la empresa donde antes trabajaba volvió a contratarlo, esta vez para ayudar al departamento de finanzas a modernizar sus procedimientos.6. OCULTAR LAS FALLAS
Cuando uno comete un error, lo mejor que puede hacer es admitirlo y procurar enmendarlo lo antes posible. Proceder de este modo incluso puede reportar beneficios.
Así le ocurrió a Gerry Clonaris, un agente de compras que reside en Charlotte, Carolina del Norte. En una ocasión, cuando trabajaba para Sears Roebuck, descubrió que había cometido un grave error de cálculo. Una regla de oro de los compradores es no gastar todo el dinero de la cuenta de que disponen para compras de ocasión. Si dejan ésta sin fondos, no pueden comprar más mercancía hasta que vuelven a recibir dinero, por lo general en la siguiente temporada.Un día en que un vendedor japonés le ofreció una nueva línea de bolsos de mano, la cuenta de Clonaris estaba vacía. El estaba consciente de que debía haber reservado dinero para oportunidades como ésa, así que tenía dos opciones: dejar ir la oportunidad, que sin duda sería beneficiosa para Sears, o confesar su error al contador de la compañía y pedirle dinero. Clonaris se encontraba en su oficina meditando la decisión cuando el contador pasó por allí. Entonces le dijo que estaba metido en un lío y le explicó lo que había pasado.Aunque no era partidario de los manirrotos, al contador le impresionó la honestidad de Clonaris y encontró la manera de proporcionarle el dinero. La nueva línea de bolsos de mano se vendió como pan caliente. El comprador aprendió que no debía gastar de más y también una lección universal: cuando uno comete un error en el ejercicio de su profesión, saber enmendarlo es más importante que tratar de entender en qué consistió la falla.