Publicado en
noviembre 28, 2009
CONDENSADO DE "WORKING -SMART", © 1979Un especialista en administración del tiempo recomienda que se ensayen sus consejos mientras se trabaja, y se descubrirá que se cuenta con tiempo, energía y pericia nunca imaginados.
Por Michael LeboeufCASI TODOS trabajamos más de lo necesario para cosechar los beneficios de lo que la vida ofrece. La primera vez que ese pensamiento cruzó por mi mente, empecé a preguntarme: "¿Cómo puedo obtener el mayor beneficio posible a cambio de lo que invierto en tiempo y energía?" Mis investigaciones fueron útiles.
Resulta que mejorar la eficacia es casi como jugar al golf. En teoría, la anotación perfecta en este juego es 18, o sea un hoyo en uno a lo largo de 18 consecutivos. Por supuesto, nadie se aproximará nunca a esa anotación, pero tal cosa no impide a los golfistas entusiastas intentar mejorar su juego. Cuando se esfuerce por trabajar menos y rendir más, asuma una actitud semejante.FIJACION DE OBJETIVOS DIARIOS
Confeccionar listas de los trabajos que tiene que hacer durante el día debería de ser un acto tan normal como lavarse los dientes. El poco tiempo y energía que invierta en ello le será recompensado con creces. Según declaró el escritor norteamericano Thoreau: "No es suficiente estar ocupados. La cuestión es: ¿En qué nos ocupamos?"
Cierto consultor dio a un atareado funcionario, que buscaba la manera de hacer mejor uso de su tiempo, este consejo: "Enumere las seis tareas más importantes que debe realizar mañana y ubíquelas en orden de importancia. Lo primero que hará al comenzar el día será ver cuál es la número uno y empezar a trabajar en ella hasta terminar. Después la número dos, y así, hasta la hora de salida. No se preocupe si no las termina todas. Si no las puede realizar por este método no podrá por ningún otro. Ensaye este sistema durante todos los días de trabajo". Según se informa, el funcionario dijo que el consejo había sido el más provechoso que jamás hubiese recibido.HAGA LO MAS QUE PUEDAN EN EL MEJOR MOMENTO
Podrá lograr más con menor esfuerzo si programa las tareas importantes para las horas del día en que pueda realizarlas mejor.
Para muchos de nosotros, una labor que demanda aislamiento y concentración se realiza mejor antes de las 9 de la mañana, mientras que una tarea que incluya tratar con otras personas debe fijarse para una hora posterior.A través de ensayos de prueba y error podrá usted descubrir cuál es su propio tiempo óptimo. Cuando empecé a escribir traté de tomar la pluma a diferentes horas. Descubrí que si bien por la mañana mis ideas eran buenas, me costaba trabajo pasarlas al papel; con la tarde llegaba mi período de mayor productividad como escritor. Así pues, ahora durante la mañana pienso los temas que deseo tratar, anoto mis ideas y las dejo pendientes hasta que comienza la tarde, cuando las desarrollo completamente por escrito.APROVECHE EL TIEMPO PREFIJADO
A veces el tiempo destinado a la rutina cotidiana puede aplicarse a otros usos. Un amigo, estudiante de una carrera comercial, registra los apuntes de sus clases en una grabadora de cartuchos y los escucha varias veces mientras se viste o conduce su auto a su trabajo.
Otra clase de tiempo que casi todos desaprovechamos es el de las esperas. Con un pequeño esfuerzo se pueden intercalar toda clase de actividades en los minutos que trascurren en espera del médico, el dentista o el peluquero. Entonces puede idearse el plan del fin de semana, hacer cheques para pagar las cuentas o escribir cartas. Hasta es posible emprender una tarea importante: hacer el plano de la casa soñada, o armar el esquema de la novela que siempre se ha querido escribir.DISTINGA ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Estas cosas rara vez llegan juntas en la vida cotidiana. Cambiar un neumático desinflado cuando se va a llegar tarde a una cita es asunto de gran urgencia, pero en la mayoría de los casos su importancia es relativamente poca. Por desgracia, muchos pasamos la vida cambiando neumáticos y haciendo caso omiso de asuntos menos urgentes pero más importantes.
Cuando se enfrente usted a varios problemas, pregúntese cuáles son los verdaderamente importantes y otórgueles prioridad. Si permite que lo urgente lo gobierne, su vida será una sucesión de crisis. Un paso de previsión —tomar medidas para evitar posibles problemas— podrá asegurarle que invirtió su tiempo en lograr su objetivo antes que en reaccionar ante las crisis.DOMINE EL ARTE DEL ESCRITORIO
Muchos realizamos en un escritorio una parte o la totalidad de nuestro trabajo. Este es un dispositivo que permite la clasificación de informes, no un lugar para buscar papeles, ni depósito de artículos diversos no relacionados con el trabajo, ni una superficie plana sobre la cual acumular cosas que se desea recordar. Cierto consultor en administración de tiempo controló a un funciona-rio ejecutivo con un escritorio atestado y descubrió que pasaba dos horas y 19 minutos al día en la búsqueda de información que estaba ante sus ojos.
La mayoría de los escritorios sólo sepultan las decisiones. Trate de reorganizar el suyo para que sea eficaz, preguntándose: "¿Qué es lo peor que puede ocurrir si me deshago de esto?" Si la respuesta no indica un problema grave, arroje al cesto ese objeto.APRENDA A DECIR NO
Conseguir trabajar menos y lograr más depende de saber qué cosas no hacer. Comprometernos en exceso es una de las formas más frecuentes de reducir nuestra eficacia. Desafortunadamente, muchos no sabemos cómo negarnos ante requerimientos que exigen de nuestro tiempo y nuestra energía. Dos de las razones, por las que decimos sí son: 1) tememos que alguien se forme una opinión desfavorable de nosotros; 2) una solicitud de nuestra ayuda nos halaga, al darnos la sensación de que tenemos poder. En cualquier caso, acceder es contraproducente.
No me interpreten mal; no me opongo a ayudar a la gente. Me refiero a las veces en que decimos que sí, cuando sabemos que podríamos emplear mejor nuestro tiempo.Cuando quiera decir que no, hágalo de prisa y en forma directa. Respuestas tales como "No sé", o "Lo pensaré", sólo despiertan falsas esperanzas. Además, no se sienta culpable. Tiene el derecho de decir que no y es innecesario ofrecer excusas cada vez que rechace cortésmente la solicitud de alguien.HAGA QUE EL TELEFONO LE SIRVA
El teléfono puede ser un instrumento que le ahorre muchísimo trabajo. En unos minutos le proporcionará informes que obtendría por carta sólo después de varias semanas o meses. También puede ahorrarle el tiempo y los gastos de muchos viajes. Sin embargo, la "telefonitis" es un mal que suele conducir a gigantescas pérdidas de tiempo, energía y dinero.
A menudo es agradable que una llamada telefónica interrumpa nuestra labor. Por eso las contestamos y permitimos que nuestro trabajo sea interrumpido a todas horas. No deje que tal cosa ocurra. Establezca un período cotidiano para hacer y recibir llamadas telefónicas. A la mayoría de nosotros, el mejor tiempo nos resulta la mañana, cuando es más probable que las personas se encuentren en sus oficinas. Compre un reloj de arena de tres minutos y colóquelo cerca de su teléfono. Vea si puede completar bien cada llamada en ese lapso. No se apresure, pero lleve una tarjeta de tiempos y trate de reducir cada semana el que dedique al teléfono.RECHACE EMOCIONES QUE ANIQUILAN LA EFICACIA
Imagínese que usted es un recipiente en el cual se guarda tiempo y energía en forma líquida. Las emociones negativas son fugas en el fondo del recipiente. Hasta el grado en que pueda taponar esas fugas dispondrá de más tiempo y energía para hacer las cosas que le satisfacen.
De todas las emociones negativas por no terminar de hacer las cosas, la de culpabilidad es la más inútil. Los lamentos, el remordimiento y el sentimiento de inquietud no pueden cambiar el pasado, pero dificultan hacer algo en el presente. Una oración que vi cierta vez en el cartel de un negocio ofrece un punto de vista saludable: "Señor, nunca hay tiempo suficiente para todo. Ayúdame a hacer un poco menos, un poco mejor".La preocupación sobre el futuro es otra emoción inútil. Como dijo Mark Twain: "He padecido muchas catástrofes en mi vida, pero la mayoría de ellas nunca ocurrieron".He aquí dos maneras que contribuyen a apartar de la vida a las preocupaciones: primero, enfréntese a la preocupación y pregúntese: "¿Qué es lo peor que puede derivarse de esto?" Cuando haya respondido por lo general se habrá desvanecido la necesidad de preocuparse; segunda, sustituya la preocupación por algún plan de acción. Impóngase metas significativas y trate de alcanzarlas. Pronto se hallará tan absorto en ellas que no tendrá tiempo para preocuparse.Librarse de emociones negativas puede hacer de usted una nueva persona. De repente descubrirá que tiene tiempo, energía y aptitudes que nunca imaginó. Un filósofo desconocido lo sintetizó muy bien: "Casi todas las sombras de la vida las causa el quedar inmóviles bajo nuestro propio sol".